Ile kosztuje SAP Business One? Licencje, wdrożenie, utrzymanie

„Ile kosztuje SAP Business One” to jedno z najczęściej wpisywanych pytań w Google. Odpowiedzi są dwie i obie są niepełne.

Pierwsza to „umówmy się na prezentację, wtedy porozmawiamy”. Druga to kalkulator, który mnoży liczbę pracowników przez stawkę.

Kalkulator wygląda uczciwiej. Potrafi mylić bardziej, bo daje poczucie konkretu tam, gdzie konkretu nie ma.

Zaraz pokażę dlaczego. Koszt SAP Business One składa się z czterech warstw. Licencje, baza danych, wdrożenie i utrzymanie. Po kolei.

1. Licencje

SAP Business One licencjonuje się w modelu named user. Licencja jest przypisana do konkretnej osoby. Nie do stanowiska, nie do liczby sesji. Zmienia się pracownik, licencję się przepisuje. Bez dopłaty.

Typy są dwa i tu jest sedno.

Professional ma pełen dostęp i uprawnienia administracyjne. Limited ma dostęp tylko do jednego obszaru, czyli logistyki, finansów albo CRM. Limited jest wyraźnie tańsza.

Professional i Limited kosztują inaczej. Wycena oparta na jednej stawce za użytkownika jest więc zawsze tylko przybliżeniem.

Firma na dwadzieścia stanowisk może zapłacić za licencje bardzo różne kwoty. Wszystko zależy od tego, jak rozłoży typy. To nie jest niuans księgowy. To największa jednorazowa pozycja, na którą realnie da się wpłynąć.

Jak wygląda typowa firma

Z naszych wdrożeń wychodzi dość powtarzalny układ. Dwadzieścia stanowisk to zwykle około ośmiu licencji Professional i około dwunastu Limited.

Professional biorą zarząd, główna księgowa, osoba od zakupów, planista produkcji i kluczowi ludzie od sprzedaży. Limited wystarcza magazynowi, obsłudze zamówień i większości księgowości.

Widzieliśmy oferty, w których wszyscy dostawali Professional. Żeby nie było problemów. To podnosi koszt licencji o kilkadziesiąt procent i nie daje firmie nic.

Od czego jeszcze zależy cena

Poza typem licencji są cztery rzeczy:

1. Model dostarczenia. Zakup na własność to opłata jednorazowa. Chmura to abonament. Dwa różne cenniki, nie ta sama kwota rozłożona w czasie.
2. Kraj. SAP prowadzi cenniki regionalne. Polska nie płaci tego samego co Europa Zachodnia.
3. Wolumen. Przy większej liczbie licencji kupowanych naraz cena jednostkowa spada.
4. Baza danych. O tym za chwilę, bo to osobna warstwa.

Dlatego nie podajemy tu kwoty za licencję. Nie dlatego, że coś ukrywamy. Każda liczba wyrwana z tego kontekstu wprowadzałaby w błąd. Na rozmowie pokazujemy aktualny cennik wprost, pozycja po pozycji, dla Waszej konfiguracji.

2. Baza danych

O tej warstwie zapomina się najczęściej. SAP Business One pracuje na jednym z dwóch silników. Microsoft SQL Server albo SAP HANA. To nie jest szczegół do ustalenia później. To osobna pozycja w budżecie i potrafi być spora.

Wariant MS SQL

Są dwie ścieżki zakupu. Łatwo je pomylić, bo w obu pada słowo „rdzenie”.

Licencja kupiona razem z SAP Business One. Wybór jest między modelem za użytkownika a modelem za rdzenie, sprzedawanym w blokach. Co się bardziej opłaca, nie zależy od progu liczby osób. Zależy od tego, ilu użytkowników przypada na jeden rdzeń. A to wynik sizingu, nie założenie.

Warto znać liczby, które podaje sam SAP w „Hardware Requirements Guide”. Jeden fizyczny rdzeń obsługuje od pięciu do ośmiu równoczesnych użytkowników. W środowisku wirtualnym jeden vCPU obsługuje mniej niż pięciu. Do tego dodatki i rozszerzenia też zjadają procesor.

Przy takich proporcjach model za rdzenie rzadko wygrywa samą liczbą użytkowników.

Trzeba go policzyć na konkretnym sizingu. Reguła kciuka tu nie wystarczy.

Licencja własna, kupiona od Microsoftu. Tu wybór jest inny. Server plus CAL albo per core. I tutaj próg realnie istnieje. Leży przy dwudziestu pięciu do trzydziestu użytkownikach na serwerze czterordzeniowym. Rośnie razem z liczbą rdzeni, do około sześćdziesięciu przy ośmiu.

Wariant SAP HANA

Tu licencjonuje się pamięć, w blokach po 64 GB.

Ile bloków, tego nie da się zgadnąć. Liczy to narzędzie sizingowe SAP. Wynik zależy od dwóch rzeczy. Od liczby użytkowników i od tego, ile dokumentów firma naprawdę generuje. Hurtownia wystawiająca tysiące dokumentów miesięcznie potrzebuje innej pamięci niż firma projektowa o tej samej liczbie stanowisk.

Kiedy HANA ma sens

HANA pracuje w pamięci. Jej przewaga pojawia się tam, gdzie liczy się szybkość na dużych danych. Analityka bez czekania. Raporty liczone na bieżąco zamiast nocą. Pulpity dla zarządu na aktualnych liczbach.

Ma sens przy dużych wolumenach dokumentów i przy firmie, która naprawdę korzysta z analityki. Ma też sens, gdy planujecie system na lata, bo tam SAP inwestuje.

Nie ma sensu, gdy procesy są proste, dokumentów niewiele, a raporty sprowadzają się do kilku zestawień miesięcznych. Wtedy MS SQL wystarcza i jest tańszy w utrzymaniu, także po stronie sprzętu.

Większość firm, które do nas trafiają, spokojnie pracuje na MS SQL. HANA to decyzja, którą trzeba uzasadnić potrzebą, a nie tym, że jest nowsza.

3. Wdrożenie

To największa i najbardziej „tajemnicza” część kosztu. U nas wygląda tak:

• Wdrożenie standardowe, 80 do 160 tysięcy złotych netto za usługi, bez licencji. Zakres obejmuje finanse, sprzedaż, zakupy, magazyn oraz podstawową produkcję albo dystrybucję. Typowy czas to od trzech do sześciu miesięcy.
• Wdrożenie z integracjami albo z rozbudowaną produkcją, od 150 do 300 tysięcy złotych i więcej. Gdy dochodzi e-commerce, EDI, WMS, systemy maszyn, pełne planowanie produkcji albo KSeF w nietypowym wariancie.

Widełki bez zakresu są bezużyteczne. Pełna produkcja, serwis czy zarządzanie projektami to nie jest wariant standardowy.

Taki projekt wchodzi w drugie pasmo. Jeśli porównujecie oferty, porównujcie zakresy. Nie same liczby.

Cztery rzeczy, które decydują o miejscu w widełkach

1. Ile modułów naprawdę uruchamiamy. Finanse i sprzedaż to inny projekt niż finanse, sprzedaż, produkcja, serwis i magazyn naraz.
2. Ile luk trzeba pokryć. Każda rzecz, której standard nie robi po Waszemu, to osobna decyzja. Zmieniamy proces albo dokładamy rozwiązanie. Obie drogi kosztują, tylko w innym miejscu.
3. Ilu ludzi trzeba przeszkolić. Dwadzieścia stanowisk to nie dwadzieścia razy to samo szkolenie. Magazyn, księgowość i produkcja uczą się czego innego.
4. Jak firma pracowała wcześniej. To rozstrzyga najczęściej. Uporządkowane dane i opisane procesy to dolny koniec widełek. Wiedza w głowach i w Excelach to górny, bo najpierw trzeba ją wydobyć. To nie zarzut. To praca, którą ktoś musi wykonać.

Na część z tych rzeczy da się wpłynąć jeszcze przed startem projektu. To dobra wiadomość.

4. Utrzymanie

Policzcie to od pierwszego dnia, nie po roku.

• Utrzymanie licencji to 17 procent wartości licencji rocznie, płatne miesięcznie. W zamian nowe wersje, zgodność z przepisami (KSeF, JPK) i wsparcie.
• Opieka partnera, czyli plan serwisowy. Stała miesięczna kwota zależna od zakresu, od reagowania na zgłoszenia po rozwój systemu. W budżecie rocznym musi być od początku.

Pięć pytań do każdej oferty

Działa niezależnie od tego, z kim rozmawiacie. Z nami też.

1. Ile licencji Professional, a ile Limited? Jeśli oferta podaje jedną stawkę za użytkownika i nie rozróżnia typów, to przybliżenie, nie wycena. Poproście o rozbicie.
2. Czy w kwocie są licencje, czy same usługi? To dwie różne pozycje. Łatwo je pomylić przy porównywaniu ofert.
3. Czy jest baza danych i na jakim silniku? Przy HANA dopytajcie o sizing i o certyfikowany serwer. Przy MS SQL o to, czy model jest policzony pod Waszą liczbę stanowisk.
4. Czy policzono Indirect Access? Jeśli planujecie integracje, a tej pozycji nie ma, wróci później jako niespodzianka.
5. Co dokładnie zawiera kwota wdrożenia i jaki jest zakres? Ta sama liczba może znaczyć finanse i sprzedaż albo pełną produkcję z serwisem.

Kiedy SAP Business One się nie opłaca

Lepiej wiedzieć to teraz niż w połowie projektu.

• Gdy firma ma kilka osób i proste procesy handlowe. Tańszy system wystarczy.
• Gdy problemem są nieuporządkowane procesy, a nie brak narzędzia. System nie naprawi bałaganu. Przyspieszy go.
• Gdy nie ma po Waszej stronie nikogo, kto poprowadzi projekt. Wdrożenie bez gospodarza kończy się źle, niezależnie od budżetu i partnera.

Nie obiecujemy, że będzie najtaniej

Bo nie o to chodzi.

Najdroższe wdrożenia, jakie widzieliśmy, to nie były te z najwyższą ofertą. To były te źle zwymiarowane na starcie.

Połowa pracy wychodziła w nich dopiero po podpisaniu umowy.

Dlatego zanim ktokolwiek u nas podpisze umowę wdrożeniową, proponujemy Sprint Zerowy. To płatny warsztat ze stałą, znaną z góry ceną. Wychodzicie z niego z werdyktem, czy SAP Business One ma u Was sens, i z listą zadań porządkujących. Nawet jeśli werdykt brzmi „nie teraz”, lista zostaje i pracuje.

Od 2016 roku wdrażamy SAP Business One w polskich firmach produkcyjnych, dystrybucyjnych i w hurtowniach. Nauczyło nas to jednego. Firmy nie boją się ceny. Boją się braku kontroli nad nią.