Ile kosztuje brak integracji systemów w Twojej firmie?

Pięć systemów, zero połączeń

Typowa firma produkcyjna z 50-100 pracownikami, którą spotykamy na co dzień, wygląda tak:

• SAP Business One do finansów i logistyki
• Excel do planowania produkcji (bo “MRP jest za trudny”)
• Osobny system WMS albo kartki z lokacjami
• E-mail jako CRM
• Kolejny Excel do raportów dla zarządu

Każdy z tych systemów żyje swoim życiem. Dane przepisuje się ręcznie. Albo nie przepisuje - i potem zamknięcie miesiąca trwa tydzień, bo trzeba wszystko pogodzić.

Policzmy to

Załóżmy, że masz 3 osoby, które codziennie przepisują dane między systemami. Każda poświęca na to średnio 2 godziny dziennie.

• 3 osoby × 2h × 20 dni roboczych = 120 godzin miesięcznie
• Przy koszcie 50 PLN/h brutto to 6 000 PLN miesięcznie
• 72 000 PLN rocznie

I to jeszcze nie liczy błędów. Każda ręcznie przepisana faktura, każde zamówienie wklepane drugi raz to ryzyko pomyłki. A pomyłka w fakturze to korekta, telefon do klienta, stracony czas.

Co widzimy u naszych klientów

Firma dystrybucyjna, 80 osób. Zamówienia ze sklepu internetowego ktoś przepisywał ręcznie do SAP. 40-60 zamówień dziennie. Dwa etaty poświęcone tylko na to. Po integracji - zero. System sam pobiera zamówienia, tworzy dokumenty w SAP, aktualizuje stany.

Firma produkcyjna, 120 osób. Zamknięcie miesiąca trwało 8 dni roboczych. Główna przyczyna - dane o produkcji były w oddzielnym systemie i ktoś musiał je ręcznie przenosić do SAP. Po integracji - zamknięcie trwa 2 dni.

Hurtownia, 30 osób. Handlowcy nie widzieli stanów magazynowych w czasie rzeczywistym. Obiecywali klientom towar, który był już zarezerwowany. Po podłączeniu WMS do SAP - każdy widzi aktualne stany.

To nie jest kwestia technologii

Większość firm, z którymi rozmawiamy, nie ma problemu technologicznego. Ma problem organizacyjny. Ktoś kiedyś kupił SAP, ale nikt nie pomyślał o tym, żeby połączyć go z resztą firmy. Albo pomyślał, ale partner SAP powiedział “to nie nasz zakres”.

Integracja systemów to nie luksus dla dużych korporacji. To podstawa, żeby firma mogła normalnie funkcjonować bez armii ludzi przepisujących dane z jednego okna do drugiego.

Od czego zacząć

Nie od “kupienia narzędzia do integracji”. Od zrozumienia, gdzie tak naprawdę uciekają godziny pracy.

W Sprincie Zerowym mapujemy procesy firmy i szukamy dokładnie takich miejsc - gdzie dane przepływają ręcznie, gdzie ludzie robią robotę, którą powinien robić system, gdzie błędy kosztują pieniądze.

Potem proponujemy konkretne rozwiązania. Czasem to prosta integracja API. Czasem workflow w Node-RED. Czasem zmiana procesu, a nie nowy system.

Jeśli masz poczucie, że Twoja firma traci czas na ręczne przenoszenie danych - prawdopodobnie masz rację. Policzmy ile to kosztuje.